Premessa: U-MAN Consulenze e Servizi SA tratta i dati in modo lecito, conformemente ai principi di buona fede e proporzionalità, in conformità alla Legge Federale sulla Protezione dei Dati (LPD), al Reg Ue 679/2016 e alle norme giuslavoristiche, evitando indagini su opinioni e trattamenti discriminatori (quali ad esempio opinioni politiche, religiose o sindacali, orientamento sessuale, stato di salute e ogni dato personale che non sia strettamente attinente alle attitudini professionali e al contesto lavorativo), proteggendo il diritto alla tutela della vita privata, della sfera intima e della dignità di tutti i soggetti chiamati ad effettuare i Test o gli incontri di Coaching.
1.Titolare del Trattamento e dati di contatto
Il Titolare del Trattamento è U-MAN Consulenze e Servizi SA, sita in Via In Tirada CH-6528 Camorino (Switzerland)
Telefono: +41 91 857 55 43 – E-Mail: u-man@u-man.com
2. Categoria di dati trattati
Il Titolare del Trattamento può trattare:
- dati personali e identificativi del Cliente e del personale chiamato a processare le richieste: quali nome e cognome, e-mail e numero di telefono, oltre che ai dati amministrativi e di pagamento;
- informazioni personali dell’utente U-TEST Personal Business Profile (di seguito chiamato Test): quali i riscontri dati ai test e la relativa valutazione attitudinale, debitamente anonimizzati dal Cliente
- informazioni per coloro che intraprendono un percorso di formazione/coaching (di seguito chiamato Coaching); comprensivi dei riscontri dati ai test e la relativa valutazione attitudinale e di determinati aspetti personali che caratterizzano l’utente quale candidato ad un posto di lavoro o candidato a ricoprire un determinato ruolo in fase di progressione di carriera.
Si precisa che l’utente U-TEST Personal Business Profile potrebbe essere sia un cliente privato che il personale dipendente o i collaboratori appartenente alla Società Cliente di U-MAN Consulenze e Servizi SA, in quest’ultimo caso sarà il Cliente stesso a dover procedere con il rilascio dell’informativa privacy agli interessati in quanto U-MAN si configura come Responsabile del Trattamento.
- dati di natura tecnica: quali codice azienda, nome utente, indirizzo IP, dati del browser e del dispositivo, informazioni raccolte tramite cookie, dati dei file di log dei server, dati di navigazione, etc. meglio esplicitati nell’informativa: https://u-man.com/contatti/informativa-cookies/.
3. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati sono trattati per:
- soddisfare gli obblighi precontrattuali e contrattuali in relazione al servizio di consulenza offerto, in particolare per la fornitura dei Test attitudinali e la loro interpretazione ed al Coaching; si precisa che sono trattati nei limiti in cui sono funzionali ad accertare la competenza, la preparazione e la compatibilità con i compiti assegnati al candidato ad un ruolo;
- la necessità di adempiere alle finalità amministrative e gestionali – quali obblighi di legge – al quale è soggetto il titolare del trattamento;
- la necessità di perseguire il legittimo interesse del titolare del trattamento (escluso per dati ricavati dai Test);
- il consenso libero ed espresso dell’interessato nell’effettuazione dei Test e della relativa valutazione dello stesso, in relazione al processo di profilazione.
4. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto di conferire i dati
Il conferimento dei dati di cui al punto 2 è indispensabile per l’esecuzione degli obblighi contrattuali con il Cliente; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di svolgere le attività descritte precludendo il rapporto di lavoro in essere.
5. Soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati in qualità di responsabili o incaricati, e ambito di diffusione dei dati medesimi
Per il perseguimento delle finalità di cui al punto 3, i dati personali sono trattati e conosciuti dal personale dipendente di U-MAN Consulenze e Servizi SA, designati quali persone autorizzate al Trattamento, in ragione dei differenti compiti assegnati a ciascuno di essi e delle istruzioni impartite.
Il Titolare inoltre può avere la necessità di comunicare i dati personali a soggetti terzi, quali Responsabili esterni del trattamento, in particolare al Professionista che fornisce il servizio di consulenza e assistenza al sistema informatico, sito web e portale dei Test di U-MAN
Inoltre, i dati possono essere comunicati a soggetti quali Titolari Autonomi del trattamento, ovvero soggetti pubblici o privati per assolvere ad eventuali richieste di accertamenti e per perseguire il legittimo interesse del Titolare.
I dati personali trattati dal Titolare del Trattamento non sono oggetto di diffusione.
6. Conservazione e trasferimento dei dati
I dati personali sono conservati sul server ubicato presso la sede del Titolare in Svizzera.
La Comunicazione dei dati dalla Svizzera all’Italia è consentita dal Commissario federale per la protezione dei dati e la trasparenza PFPDT, in quanto l’Italia rientra nell’ elenco degli Stati con una legislazione che garantisce un livello di protezione adeguato (art. 6, 1° al., LPD).
Per i Clienti con sede all’interno dell’Unione Europea, il trasferimento dei dati verso la Svizzera è considerato lecito in base alla Decisione della Commissione riguardante l’adeguatezza della protezione dei dati personali in Svizzera a norma della direttiva 95/46/CE – 26 luglio 2000.
Sono pertanto escluse comunicazioni di dati personali verso Stati che non tutelano i dati in maniera adeguata rispetto al diritto svizzero e al diritto europeo.
7.Tempi di conservazione
In relazione ai tempi di conservazione dei dati trattati, questi saranno di:
- dieci anni per finalità di documentazione degli accordi contrattuali e degli adempimenti obbligatori per legge;
- dodici mesi per quanto riguarda le risultanze dei Test, in considerazione del fatto che tale conservazione risulta essere proporzionata al processo di selezione.
Decorso i termini di conservazione sopra indicati, i dati sono distrutti o resi anonimi.
8. Processi decisionali automatizzati
Il Trattamento dei dati relativo all’elaborazione dei Test comporta la profilazione con algoritmo statistico che consiste nella raccolta di informazioni sull’utente, la valutazione delle sue caratteristiche o i modelli di comportamento al fine analizzare e/o fare previsioni, ad esempio, in merito a alla capacità di eseguire un compito, il comportamento probabile, i punti di forza e di debolezza, nell’ambito lavorativo.
L’esattezza delle procedure matematiche o statistiche sono garantire dal loro aggiornamento costante che evita previsioni inappropriate in merito al comportamento dei candidati. Gli algoritmi utilizzati sono configurati in modo da minimizzare il rischio di errori e distorsioni, e la pertinenza e qualità delle informazioni e inferenze statistiche utilizzate sono rivalutate periodicamente.
Tale profilazione e il processo decisionale che ne deriva risulta essere per la prima parte del processo automatizzata, mentre per la seconda e conclusiva parte non totalmente automatizzata in quanto le considerazioni finali del Test sono rilasciate solo dopo una attenta analisi del contenuto del Test da parte del valutatore.
9. Diritti dell’interessato e modalità di esercizio
Alle condizioni stabilite dalla LPD e dal Reg. Ue 679/2016, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:
- il diritto di farsi consegnare dati o di esigerne la trasmissione a terzi, ossia il diritto di esigere in formato elettronico i dati personali che lo riguardano e che ha comunicato al Titolare del trattamento qualora quest’ultimo tratti i dati personali in modo automatizzato e il trattamento avvenga con il consenso dell’interessato, o in relazione con l’esecuzione/conclusione di un contratto;
- il diritto d’accesso, ossia di venire a conoscenza dei dati personali oggetto di trattamento, dello scopo e dei destinatari dei dati che lo riguardano;
- consultare in qualsiasi momento il registro della collezione dei dati, il quale offre alle persone interessate indicazioni sui dati trattati;
- il diritto in fase di Test, con la sessione attiva, di modificare la risposta
- il diritto di ripetere il test nei termini delle condizioni contrattuali stabilite
- il diritto di fornire informazioni aggiuntive relative al proprio profilo a seguito dell’invio del Test, affinché il professionista possa effettuare la valutazione del profilo tenendo conto delle integrazioni o rettifiche presentate
- il diritto di essere informato su eventi di data breach che comportino un rischio elevato per la personalità o i diritti fondamentali;
- il diritto di rettifica di dati personali inesatti o obsoleti;
- il diritto di distruzione dei dati qual ora i documenti non siano più necessari.
L’interessato potrà esercitare i Suoi diritti come espressi dalla LPD rivolgendosi al Titolare del Trattamento tramite i dati contatto specificati al punto 1. della presente informativa, il quale fornirà riscontro entro 30 giorni e a titolo gratuito, salvo eccezioni che ne richiedono un onere sproporzionato che ne conseguono un costo.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che la riguardano violi quanto previsto dalla LPD Lei ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di sorveglianza per la protezione dei dati personali (Svizzera: IFPD).
